M-Files: Dokumentinhallinnan tulevaisuus
Olemme ylpeitä M-Files-jälleenmyyjiä, ja tiedämme, että M-Files on ylivoimainen ratkaisu dokumentinhallinnan haasteisiin. Se ei vain hallinnoi tiedostojasi, vaan tekee sen tavalla, joka säästää aikaa, rahaa ja hermoja.
Metatieto ja automaatio: Tiedonhallinnan supervoimat – M-Files antaa ne käyttöösi
Perinteinen tiedostojen hallinta perustuu kansioihin ja tiedostojen sijaintiin. Tämä johtaa usein siihen, että tiedot ovat hajallaan, niitä on vaikea löytää ja manuaalinen työ vie paljon aikaa. Mutta entä jos voisit löytää tiedostot sen perusteella, mitä ne ovat, eikä sen perusteella, missä ne on tallennettu? Entä jos rutiinitehtävät hoituisivat automaattisesti, jolloin sinä ja tiimisi voisitte keskittyä tärkeämpiin asioihin?
M-Files on dokumentinhallintajärjestelmä, joka mullistaa tiedonhallinnan metatietopohjaisella lähestymistavallaan ja tehokkaalla automaatiolla. Se ei ole vain paikka tiedostoille, vaan älykäs tapa hallita, käyttää ja automatisoida tietoa.
Mitä on metatieto
Metatieto on ”tietoa tiedosta”. Se kuvailee tiedoston ominaisuuksia, kuten asiakasta, projektia, päivämäärää, tyyppiä, osastoa, statusta, vastuullista henkilöä tai mitä tahansa muuta tiedolle oleellista tietoa. M-Filesin avulla voit lisätä metatietoja tiedostoihin, jolloin tiedostojen löytäminen, hallinta ja käyttö on huomattavasti tehokkaampaa ja joustavampaa. Metatieto mahdollistaa tiedon luokittelun ja hakemisen monesta eri näkökulmasta, mikä tekee tiedonhallinnasta todella älykästä.
Metatieto käytännössä
- Asiakasdokumentit: Kuvittele, että etsit kaikkia sopimuksia tietyn asiakkaan kanssa. Sen sijaan, että muistelisit, mihin kansioon sopimus on tallennettu, tai kuka sen on luonut, voit yksinkertaisesti hakea asiakkaan nimellä. M-Files näyttää sinulle kaikki hakukriteerejäsi vastaavat tiedostot, riippumatta siitä, missä ne fyysisesti sijaitsevat. Voit myös tarkentaa hakua esimerkiksi sopimuksen tyypillä tai statuksella.
- Projektidokumentit: Haluatko nähdä kaikki dokumentit, jotka liittyvät tiettyyn projektiin? Lisää projekti metatiedoksi, ja löydät kaikki projektin dokumentit yhdellä haulla. Voit myös seurata projektin etenemistä ja hallita siihen liittyviä tehtäviä M-Filesin avulla.
- Laskut: Kun tallennat laskun M-Filesiin, voit lisätä siihen metatietoja, kuten laskun numeron, toimittajan, summan ja eräpäivän. Näin löydät laskut nopeasti ja voit luoda raportteja esimerkiksi myöhässä olevista maksuista.
Automaatio käytännössä
M-Filesin metatietopohjainen lähestymistapa mahdollistaa tehokkaan automaation, joka säästää aikaa ja vähentää virheitä.
- Hyväksyntäprosessit: Luo automaattisia työnkulkuja, jotka ohjaavat dokumentit oikeille henkilöille hyväksyttäväksi. Esimerkiksi, kun uusi sopimus on luotu, M-Files voi automaattisesti lähettää sen esihenkilöllesi tarkistettavaksi ja sen jälkeen toimitusjohtajalle hyväksyttäväksi.
- Muistutukset: Aseta automaattisia muistutuksia tärkeistä päivämääristä. Esimerkiksi, M-Files voi muistuttaa sinua automaattisesti, kun sopimuksen uusimispäivä lähestyy tai kun lasku on erääntymässä.
- Tiedon jakaminen: Automatisoi tiedon jakaminen eri osastojen tai henkilöiden välillä. Esimerkiksi, kun uusi työntekijä aloittaa, M-Files voi automaattisesti jakaa hänelle tarvittavat perehdytysmateriaalit.
- Raportointi: Luo automaattisia raportteja tärkeistä tiedoista. Esimerkiksi, voit luoda raportin avoimista tehtävistä, myöhässä olevista laskuista tai asiakassopimusten voimassaolosta.
Joustavuutta ja skaalautuvuutta
M-Files on joustava ja skaalautuva ratkaisu, joka sopii kaikenkokoisille yrityksille ja kaikenlaisiin toimialoihin. Voit mukauttaa sen juuri omiin tarpeisiisi ja laajentaa sitä tarpeen mukaan. M-File kasvaa yrityksesi mukana.
M-Filesin vahvuus on sen kyky integroitua saumattomasti yrityksesi muihin järjestelmiin, jolloin tieto liikkuu vapaasti ja tehokkaasti
- Microsoft 365: Käytä M-Filesia suoraan Microsoft 365 -sovelluksista, kuten Teamsista, Outlookista ja Onedrivesta. Voit tallentaa sähköpostit, jakaa tiedostoja ja tehdä yhteistyötä tehokkaasti. Esimerkiksi, voit tallentaa tärkeän sähköpostiviestin suoraan M-Filesiin ja liittää siihen tarvittavat metatiedot.
- Liiketoimintajärjestelmät: Integroi M-Files yrityksesi keskeisiin liiketoimintajärjestelmiin, kuten ERP:iin, CRM:ään ja HR-järjestelmiin. Näin voit yhdistää tiedot eri järjestelmistä ja saada kokonaiskuvan yrityksesi toiminnasta. Esimerkiksi, kun tarkastelet asiakkaan tietoja CRM:ssä, voit samalla nähdä kaikki asiakkaaseen liittyvät sopimukset, tarjoukset ja muut dokumentit M-Filesissa.
- Toimialakohtaiset sovellukset: M-Files voidaan integroida myös toimialakohtaisiin sovelluksiin, kuten rakennusalan projektinhallintajärjestelmiin, terveydenhuollon potilastietojärjestelmiin tai lakiasiaintoimistojen asianhallintajärjestelmiin. Näin voit tehostaa juuri oman toimialasi prosesseja.
- Avoin API: M-Filesin avoin API (Application Programming Interface) mahdollistaa joustavan integroinnin lähes mihin tahansa järjestelmään. Voit räätälöidä integraatioita juuri omien tarpeidesi mukaan.