Arkistoinnin hyödyt
Arkiston digitoinnista on useita mittaamattomia etuja. Se on kustannussäästöjä tuottava toimenpide, sillä se tehostaa työntekijöiden ajankäyttöä, lisää tietoturvaa ja mahdollistaa myös etätyön tekemisen. Miten se on mahdollista? Tiedostot löytyvät hetkessä nimen perusteella ja ovat käytettävissä vuorokauden ympäri mistä paikasta tahansa. Niin sanotut ”tuottamattomat tilat” päätyvät hyötykäyttöön, eikä aineistojen mahdollisia vaurioita tarvitse pelätä. Investoinnin takaisinmaksuaika on erittäin lyhyt, ja sen hyödyt huomaa saman tien.
Arkisto kannattaa digitoida viimeistään, kun suunnittelet muuttoa tai haluat parantaa dokumenttien löydettävyyttä tai tietoturvaa.
Digitointipalvelu sisältää seuraavat elementit:
- Projektin suunnittelu, johtaminen, asiakirjojen valmistelu ja tarvittava seulonta asiantuntijoiden toimesta.
- Materiaalien pakkaus, kuljetus ja organisointi ennen digitointia (sis. niittien poisto).
- Metatietojen poimiminen ja määritteleminen asiakirjoista.
- Aineistojen pakkaus ja nimeäminen sekä logistiikan, varastoinnin ja digitoinnin hoitaminen.
- Piirustusten, karttojen, kirjojen, teknisten asiakirjojen ja sopimusten skannaus.
- Tarvittavat kuvien parannukset.
- Kattava raportti koko prosessista.
- Tietojen varmuuskopiointi.
- Mapitus takaisin tai palautus arkistolaatikoissa.
- Haluttaessa myös arkiston tietoturvallinen tuhoaminen.
HUOM! Voimme hoitaa koko prosessin tai vain osia siitä.